Giải pháp AI cho doanh nghiệp đang được nhiều chủ shop, tiệm dịch vụ và cơ sở kinh doanh nhỏ quan tâm. Mỗi ngày, họ phải xử lý hàng chục việc lặp lại: gửi tin nhắn chăm sóc khách, đăng bài lên mạng xã hội, nhắc lịch khuyến mãi và trả lời những câu hỏi giống nhau. Tưởng như nhỏ nhặt, nhưng các việc này có thể ngốn vài giờ mỗi ngày mà không tạo ra giá trị mới.
Giải pháp AI cho doanh nghiệp giúp giảm việc lặp thế nào
Nhiều chủ tiệm nhỏ không để ý rằng phần lớn thời gian trong ngày đang bị ăn mòn bởi những công việc không tên. Đây là các việc không thể bỏ qua, nhưng lại không cần quá nhiều phán đoán.
- Gửi tin nhắn, đăng bài và nhắc lịch khuyến mãi hằng ngày: Mỗi việc tưởng chỉ tốn vài phút. Nhưng khi làm thủ công nhiều lần trong tuần, chúng tích lũy thành hàng giờ mất đi.
- Làm thủ công thì tốn sức mà vẫn dễ quên: Một buổi bận khách, một lần quên đăng bài hoặc một tin nhắn gửi trễ đều có thể ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng.
Phần lớn những công việc này không đòi hỏi sáng tạo phức tạp. Chúng chỉ cần được thực hiện đúng giờ, đúng nội dung và đúng đối tượng. Đây là nhóm việc phù hợp để áp dụng tự động hóa.
Tự động hóa giúp chủ tiệm nhẹ đầu ra sao
Khi nói đến tự động hóa, nhiều người nghĩ ngay đến hệ thống phức tạp chỉ dành cho doanh nghiệp lớn. Thực tế, tiệm nhỏ cũng có thể hưởng lợi từ các công cụ đơn giản.
- Lên lịch sẵn và để hệ thống chạy theo kịch bản: Bạn có thể chuẩn bị nội dung cho một tuần hoặc cả tháng. Hệ thống sẽ tự đăng đúng giờ theo lịch đã đặt.
- Người chủ chỉ kiểm tra kết quả thay vì làm từng bước: Chủ tiệm có thể xem báo cáo cuối ngày. Ví dụ: số tin đã gửi, bài nào có tương tác tốt và khách nào chưa được chăm sóc.
Những giải pháp hiện nay cho phép thiết lập kịch bản một lần, sau đó hệ thống tự vận hành. Chủ tiệm có thêm thời gian để phát triển sản phẩm, chăm sóc khách trực tiếp hoặc nghỉ ngơi hợp lý.
Bắt đầu tự động hóa từ khâu nào trước
Một trở ngại thường gặp khi bắt đầu dùng AI hoặc tự động hóa là không biết nên làm từ đâu. Có nhiều việc muốn tự động, nhưng nguồn lực của tiệm nhỏ thường có hạn.
- Chọn việc lặp lại nhiều nhất và ít cần sáng tạo: Hãy ưu tiên những việc bạn làm nhiều lần mỗi ngày nhưng không cần nhiều tư duy. Ví dụ: xác nhận đơn hàng, trả lời câu hỏi thường gặp hoặc nhắc lịch đặt chỗ.
- Tham khảo cách AI marketing automation giảm việc lặp để hình dung quy trình: Cách tiếp cận thường bắt đầu từ việc xác định quy trình cần tự động. Sau đó là chọn công cụ phù hợp và đo lường hiệu quả sau triển khai.
So sánh làm thủ công và dùng giải pháp AI cho doanh nghiệp
Để dễ hình dung, dưới đây là sự khác biệt giữa làm thủ công và dùng tự động hóa trong một số việc phổ biến của tiệm nhỏ.
- Đăng bài mạng xã hội: Làm thủ công dễ quên lịch. Dùng tự động hóa thì có thể lên lịch trước để hệ thống tự đăng.
- Gửi tin nhắn chăm sóc: Làm thủ công dễ sót khách. Dùng tự động hóa thì có thể gửi theo hành vi của khách.
- Nhắc lịch khuyến mãi: Làm thủ công phải ghi nhớ riêng. Dùng tự động hóa thì hệ thống nhắc đúng giờ theo lịch đã đặt.
- Trả lời câu hỏi thường gặp: Làm thủ công phải phản hồi từng tin. Dùng tự động hóa thì có thể phản hồi theo kịch bản có sẵn.
- Theo dõi kết quả: Làm thủ công thường khó tổng hợp. Dùng tự động hóa thì có báo cáo sẵn để chủ tiệm kiểm tra.
Các công cụ có thể kết nối vào quy trình tự động
Ngoài ra, những công cụ hỗ trợ kinh doanh trực tuyến như live chat hay messenger cũng có thể được tích hợp vào quy trình tự động. Chúng giúp tiếp nhận và phân loại yêu cầu của khách hàng hiệu quả hơn.
Để kết nối công cụ tự động với fanpage, một bước kỹ thuật cơ bản là biết cách tìm ID fanpage. Đây là thao tác đơn giản nhưng cần thiết trước khi tích hợp bất kỳ nền tảng tự động nào.
Với doanh nghiệp hoặc tiệm nhỏ có liên quan đến nhập hàng, logistics cũng là khâu nên theo dõi kỹ. Bạn có thể tham khảo thêm kinh nghiệm về vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng hải và cách lựa chọn đơn vị vận chuyển phù hợp.
Tự động hóa không phải để thay thế con người. Mục tiêu là giải phóng con người khỏi những việc không cần xử lý trực tiếp. Tương tự, một QA trong quy trình dịch vụ vẫn cần con người xử lý tình huống phức tạp. Bạn có thể đọc thêm về những công việc của QA để hiểu rõ ranh giới giữa việc có thể tự động và việc cần phán đoán của con người.
Kết luận: để máy lo việc lặp, người lo việc khó
Tự động hóa không chỉ dành cho doanh nghiệp lớn hay công ty công nghệ. Với một tiệm nhỏ, bắt đầu từ việc lặp lại nhiều nhất là cách thiết thực để cảm nhận lợi ích của giải pháp AI cho doanh nghiệp.
- Tự động hóa giải phóng thời gian cho phần cần con người nhất: Khi không còn phải làm việc lặp lại, bạn có thêm thời gian để lắng nghe khách hàng, cải thiện sản phẩm hoặc mở rộng dịch vụ.
- Bắt đầu nhỏ, đo kết quả rồi mở rộng dần: Bạn không cần triển khai toàn bộ ngay lần đầu. Hãy thử một quy trình, đo hiệu quả, rồi quyết định có mở rộng sang khâu tiếp theo hay không.
Nếu bạn đang tìm điểm bắt đầu, hãy nhìn vào lịch làm việc của ngày hôm qua. Hãy đánh dấu những việc bạn đã làm giống hệt ngày hôm kia. Đó chính là danh sách công việc nên tự động hóa trước.
