Excel là gì? Quản lý trung tâm ngoại ngữ bằng Excel như thế nào?

Microsoft Excel là chương trình xử lý bảng tính gồm tập hợp các cột và các hàng, thanh công cụ/ thanh ribbon và hàm, công thứ. Cùng với Microsoft Word và PowerPoint là ba phần mềm văn phòng cơ bản nhất,nằm trong bộ Microsoft Office.

Công dụng chính của Excel chính là ghi lại và phân tích dữ liệu số, vì bố cục cột và hàng của Excel có phần tương đồng với bảng tính giấy. Excel cho phép ta nhập chữ, số, ký tự,… vào trong một bảng tính (sheet), sau đó đa phần ta sẽ dùng hàm và công thức excel để tính toán các chỉ tiêu liên quan một cách nhanh chóng, chính xác và số lượng dữ liệu lên tới nhiều triệu ô.

Một trong những hàm mà Excel cung cấp cho người dùng có thể sử dụng để quản lý một số công việc của trung tâm ngoại ngữ như quản lý doanh thu và chi phí, quản lý học viên, quản lý xuất nhập kho, quản lý cơ sở vật chất, quản lý thông tin học viên, quản lý điểm thi và quá trình học tập…

Nhìn chung, để dùng Excel quản lý trung tâm ngoại ngữ hiệu quả, bạn cần phải hiểu rõ được những hàm mà excel cung cấp để xử lý dữ liệu sử dụng vào mục đích nào, kết hợp chúng ra sao để cho ra kết quả như yêu cầu. Chẳng hạn, đối với việc tính toán thu chi, chúng ta phải sử dụng cách tính toán khác, đối với việc thống kế số lượng học viên, công thức tính toán cũng khác biệt hoàn toàn.

Vẫn còn nhiều tranh cãi trong việc sử dụng Excel như một phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ, bởi vốn phần mềm Excel không phù hợp để xử lý khối lượng dữ liệu khổng lồ. Việc xử lý dữ liệu quá lớn trên Excel sẽ có nguy cơ làm nóng máy, đơ và thậm chí là bị lỗi. Bên cạnh đó, trường hợp dữ liệu nhiều sẽ khó tránh trường hợp thất thoát, lộ thông tin ra ngoài, chính vì thế nhiều người dần chuyển sang thiết kế ứng dụng quản lý dữ liệu để đảm bảo an toàn dữ liệu cho doanh nghiệp hơn.

Chưa kể đến tính lưu động, bảo mật dữ liệu trên Excel cũng có nhiều hạn chế. Đặc biệt việc nhớ các hàm công thức quả thật không dễ dàng gì cho người dùng thao tác. Phần lớn các trung tâm mới thành lập hay có quy mô nhỏ vẫn đang sử dụng hệ thống Excel như một hệ thống chính thức để tiết kiệm chi phí ở thời gian đầu, bởi lúc này Excel vẫn có thể đảm đương nhiều tác vụ chính.

Ưu – nhược điểm của phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ bằng Excel

Excel là một ứng dụng theo dõi công việc phổ biến được nhiều trung tâm sử dụng trong quá trình quản lý công việc, nhưng không có nghĩa là nó đảm nhận được toàn bộ công việc cần thiết của một trung tâm ngoại ngữ. Dưới đây là phân tích về ưu và nhược điểm khi sử dụng Excel để quản lý các tác vụ tại trung tâm ngoại ngữ:

Ưu điểm:

• Tính phổ biến: phần mềm Excel có thể dễ dàng tìm thấy bất cứ đâu, cũng như có độ phổ biến rộng rãi. Do đó, cộng đồng người dùng của Excel vô cùng lớn.
• Cài đặt dễ dàng, không tốn chi phí setup: việc cài đặt Microsoft Office vô cùng dễ dàng chỉ với vài thao tác đơn giản, bạn cũng có thể xem hướng dẫn và tự mình thực hiện, điều này hầu như bất khả thi với các phần mềm quản lý khác. Bên cạnh đó, ngoài chi phí mua gói Microsoft Office ban đầu, bạn cũng không phải tốn thêm chi phí setup nào cả. Thậm chí nhiều máy tính đã có sẵn Microsoft Excel khi cấu hình hệ điều hành.
• Dung lượng nhẹ: với dung lượng nhẹ và tinh gọn, bạn không cần một chiếc máy tính có cấu hình khủng để chạy Excel.
• Dễ sử dụng: Excel vốn là một công cụ cơ bản và dễ làm quen. Bạn có thể tự chỉnh sửa tính năng, chức năng mà không cần hướng dẫn như các phần mềm quản lý chuyên biệt khác.

Nhược điểm:

• Thao tác nhập dữ liệu bằng tay: điều này khiến quá trình nhập dữ liệu dễ xảy ra sai sót hơn, đặc biệt khi khối lượng dữ liệu nhiều.
• Không thể mở rộng: bạn không thể mở rộng, tùy chỉnh hay thêm tính năng mới vào Excel, nó chỉ cố định với những tính năng hiện hữu.
• Tính bảo mật kém: các thông tin được cập nhật trên file Excel sẽ được lưu trữ trên máy tính, điều này sẽ không đảm bảo an toàn khi máy tính bị hỏng hay bị thất lạc. Bên cạnh đó, việc hạn chế về chức năng đặt mật mã bảo vệ cũng khiến dữ liệu Excel dễ dàng bị thâm nhập hơn bao giờ hết. Ngay cả khi máy tính có cài đặt mật khẩu, bạn cũng không thể kiểm soát hết nhân sự đã vào xem, copy và tuồn dữ liệu ra bên ngoài.
• Không có tính phân quyền: Excel không thể phân quyền cho người dùng để họ thực hiện những công việc của mình, giúp quy trình làm việc khoa học và có tính bảo mật cao hơn.
• Dữ liệu không được đồng nhất: bạn không thể cập nhật hết tất cả những dữ liệu của trung tâm ngoại ngữ chỉ qua 1 file Excel. Điều này bắt buộc bạn phải tạo nhiều file, điều đó khiến thao tác phức tạp hơn vì dữ liệu không được đồng nhất. Quá nhiều file cùng một lúc cũng khiến việc quản lý dữ liệu rời rạc và thiếu logic.
• Tính lưu động kém: khi sử dụng Excel, trung tâm ngoại ngữ không thể quản lý hoạt động nhập và xuất dữ liệu học viên và quản lý ở những chi nhánh xa, hay quản lý trên nhiều thiết bị khác nhau. Điều này khiến việc quản lý dữ liệu tốn thời gian và công sức hơn, kém linh động hơn, gây ra sự thiếu trung thực gian lận trong việc nhập dữ liệu, gây tổn thất cho trung tâm.
• Chức năng báo cáo bị hạn chế: phần mềm Excel sẽ không có những tính năng tự động thống kế và tính toán để cho ra những báo cáo theo yêu cầu. Muốn thực hiện báo cáo, bạn phải tự thống kê và dùng hàm tính toán, đôi khi còn mất thời gian hơn cả việc bạn cập nhật và quản lý dữ liệu.

Xem thêm: Top 5 phần mềm quản lý giáo dục tốt nhất hiện nay

Giải pháp Excel và giải pháp phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ – Phương án nào tối ưu hơn?

Dù Excel vẫn hiện diện trong các phần mềm văn phòng, tuy nhiên những trung tâm ngoại ngữ đã hạn chế sử dụng chúng nhiều, có đôi khi chỉ sử dụng chúng cho những công việc đơn giản, không chứa quá nhiều thông tin quan trọng.

Như đã phân tích ở phần trên, Excel tồn tại quá nhiều điểm hạn chế để làm một công cụ hỗ trợ quản lý trung tâm ngoại ngữ hoàn hảo, đặc biệt với những trung tâm có nhiều chi nhánh, hệ thống quản lý phức tạp. Đó là lý do họ thường chọn ứng dụng quản lý trung tâm ngoại ngữ – tiếng anh đặc thù.

Dù tốn phí nhiều hơn Excel cũng như quá trình cài đặt có phần phức tạp hơn, nhưng những phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ có thể giải quyết những hạn chế tồn tại trên Excel.

Chúng có thể xử lý nhiều công việc phức tạp như điểm số, tài chính, quản lý thông tin của các học viên, quản lý kho…, đảm bảo tính bảo mật cao, hỗ trợ xuất báo cáo nhanh chóng cũng như giúp quản lý từ xa tốt. Việc ứng dụng phần mềm quản lý thể hiện sự chuyên nghiệp của một trung tâm hoạt động trong lĩnh vực đào tạo ngoại ngữ, là cơ sở để trung tâm phát triển vững mạnh thông qua việc tăng hiệu quả quản lý, hạn chế tổn thất phát sinh từ những sai sót không đáng có.

Với thời đại công nghệ số hiện nay, nhu cầu của người dùng ngày càng tăng cũng như việc kinh doanh ngày càng mở rộng, phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ là lựa chọn lý tưởng cho con đường phát triển lâu dài của trung tâm.

Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn hiểu hơn về việc quản lý trung tâm ngoại ngữ bằng Excel cũng như có nên áp dụng nó lâu dài hay không nhé.