Bên cạnh phải tạo ra một trang website khách sạn để quảng bá thương hiệu. Doanh nghiệp kinh doanh cũng cần phải có sự hỗ trợ đắc lực từ nhiều yếu tố. Một trong số đó là những phần mềm quản lý khách sạn. Đây là bí quyết đơn giản để bạn nâng cao chất lượng dịch vụ khách sạn, tăng doanh thu. Vậy tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý khách sạn? Những phần mềm nào hữu dụng nhất hiện nay?
Tại sao nên sử dụng phần mềm quản lý khách sạn?
Không còn kinh doanh khách sạn đơn thuần chỉ với quy mô nhỏ như trước đây. Mà ngày nay khối lượng công việc ngày càng tăng, quy mô hoạt động của khách sạn ngày càng được mở rộng. Vì thế mà không thể quản lý khách sạn theo cách truyền thống bắng sổ sách thủ công như trước đây được. Quản lý khách sạn bằng phần mềm sẽ giúp chủ khách sạn quản lý hiệu quả, nhanh chóng hơn bao giờ hết. Ưu điểm khi sử dụng phần mềm này là:
Quản lý khoa học, hiệu quả
Với phần mềm khách sạn, bạn có thể dễ dàng phân chia công việc thành những mục khác nhau bởi nó cung cấp rất nhiều tính năng khác nhau cho người dùng. Bạn có thể theo dõi cũng như kiểm soát tất cả các hoạt động của khách sạn như: đặt phòng, check-in, doanh thu, quản lý nghiệp vụ của từng bộ phận… một cách dễ dàng. Sẽ không còn khó khăn, chồng chéo trong việc sắp xếp và bố trí nhân sự. Phần mềm quản lý cung cấp chức năng phân quyền vô cùng rõ ràng, chặt chẽ sẽ giúp bạn dễ kiểm soát, tránh thất thoát về tài chính. Sử dụng ứng dụng quản lý khách sạn còn thể hiện được tính chuyên nghiệp trong kinh doanh. Giúp quản lý hệ thống khách sạn dễ dàng, gia tăng độ chính xác cao và tiết kiệm thời gian cho nhân viên, quản lý hay chủ khách sạn.
Hỗ trợ kinh doanh hiệu quả
Tính tự động của phần mềm quản lý khách sạn có thể nói là cực kỳ tuyệt vời. Nó có thể thay con người làm rất nhiều việc liên quan đến vận động trí óc. Khi có khách đặt phòng, nó sẽ tự động đóng phòng lại trên hệ thống nên không có tình trạng chồng chéo nhau. Phần mềm còn hỗ trợ cho lễ tân có thể đặt phòng nhanh cho khách. Những thông tin về khách hàng, chi phí, hóa đơn, các dịch vụ mà khách hàng sử dụng cũng được cập nhật một cách tự động trên hệ thống.
Quản lý tài chính hiệu quả
Tính bảo mật luôn là điểm cộng hoàn hảo trong hệ thống phần mềm quản lý khách sạn ngày nay. Tính năng thông minh này cho phép chủ khách sạn cài đặt và phân quyền sử dụng đến từng bộ phận. Nhờ vậy mà có thể tránh được tình trạng nhầm lẫn hay sai sót trong quá trình xử lý công việc, số liệu cập nhật và báo cáo chính xác về tài chính. Chủ khách sạn có thể dễ dàng quản lý công việc bất cứ lúc nào, bất cứ nơi đâu chỉ với chiếc điện thoại thông minh hoặc ipad, máy tính…
Quản lý dữ liệu dễ dàng
Những thông tin về khách sạn, nhân viên, khách du lịch …đều được phần mềm quản lý khách sạn lưu trữ ngay trên hệ thống. Chủ khách sạn có thể lấy bất cứ thông tin nào mà không cần phải lục tung đống giấy tờ như trước đây nữa. Bạn có thể nhập xuất dữ liệu bất cứ khi nào bạn muốn.
Những tính năng cần có của phần mềm quản lý khách sạn
Các phần mềm từ công ty lập trình phần mềm Mona đã tích hợp nhiều tính năng tối ưu cho hoạt động thường ngày của khách sạn. Trong đó không thể thiếu các tính năng:
Tính năng quản lý và chăm sóc khách hàng
Tính năng này bao gồm:
- Quản lý thông tin khách hàng
- Quản lý phòng, thông tin phòng
- Quản lý giá phòng, loại phòng
- Thống kê nguồn khách hàng
- Thông báo về ghi chú liên quan đến khách hàng
- Tự động gửi tin nhắn, email chúc mừng đến khách hàng
- Hỗ trợ nhân viên lên lịch chăm sóc khách hàng
- Các tính năng quản lý ưu Việt như một phần mềm training nhân viên
Tính năng quản lý đối tác và nhà cung cấp
- Quản lý đầy đủ thông tin về đối tác
- Quản lý lịch sử hợp tác
- Lưu lại những đánh giá về chất lượng dịch vụ của đối tác
- Nhắc nhở và cảnh báo
- Hỗ trợ tìm kiếm thống kê
Tính năng quản lý resquest/ booking
- Ghi nhận thông tin đặt dịch vụ, lưu trữ thông tin
- Lên lịch chăm sóc khách hàng
- Tạo lập, lưu trữ thông tin các dịch vụ, báo cáo tình hình khách hàng
- Giao việc cho nhân viên
- Cập nhật số tiền đã thanh toán và công nợ, thông tin đặt cọc
- Thống kê doanh số…
Với tính năng này thì gần giống với phần mềm quản lý tour du lịch. Việc booking rất quan trọng trong ngành dịch vụ, bạn chỉ cần chậm hơn đối thủ một tí thôi thì cũng đã mất khách.
Tính năng theo dõi thanh toán và in bill
Đây là tính năng đặc biệt không thể thiếu đối với mọi phần mềm quản lý khách sạn. Tính năng này bao gồm:
- Cập nhật, thanh toán dịch vụ
- Tính tiền tự động theo giờ hoặc theo ngày
- Cho phép thanh toán nhiều lần, in bill
- Cập nhật và quản lý khoản chi cho từng đối tượng, từng hạng mục
- Thống kê, tổng hợp thu chi, công nợ…
Tính năng quản lý các phòng ban, nhân viên
- Phần mềm quản lý khách sạn hỗ trợ thông kê phòng ban, số lượng thành viên, chức năng nhiệm vụ của phòng ban
- Thông tin các thành viên
- Cập nhật tình hình làm việc, phân công công việc
- Đánh giá khả năng làm việc
- Quản lý hợp đồng nhân sự, lương, chấm công…
Tính năng quản lý chương trình khuyến mãi
Tính năng quản lý chương trình khuyến mãi tích hợp trong phần mềm quản lý khách sạn sẽ giúp doanh nghiệp kinh doanh khách sạn chăm sóc khách hàng được tốt hơn. Tính năng này bao gồm:
- Quản lý các chương trình khuyến mãi cho khách hàng thân thiết
- Tích điểm cho khách hàng thường xuyên đặt phòng hay sử dụng các dịch vụ khác của khách sạn
- Lưu trữ thông tin những khách hàng tiềm năng của khách sạn
Mỗi tính năng đều chứa đựng những lợi ích nhất định, vì thế khi sử dụng bất kỳ phần mềm quản lý khách sạn nào, bạn cũng nên xem xét để đạt được hiệu quả kinh doanh cao nhất nhé.
Nâng cao chất lượng dịch vụ khách sạn đơn giản với phần mềm quản lý nào?
Sự lựa chọn của bạn thực sự rất nhiều khi mỗi ngày có vô số những phần mềm quản lý khách sạn ra đời. Mỗi phần mềm đều có những ưu thế riêng biệt phù hợp với từng lĩnh vực, quy mô kinh doanh. Dưới đây là top 3 phần mềm phổ biến và mang lại hiệu quả cao nhất mà bạn nên lựa chọn:
Sky Hotel
Phổ biến và được nhiều chủ kinh doanh khách sạn ưu ái lựa chọn, phần mềm quản lý khách sạn Skyhotel đã và đang thể hiện được sứ mệnh của một ứng dụng chất lượng. Nếu như trước đây, bạn phải đau đầu tính toán thu chi, phòng trống, tính lương nhân viên…bằng thủ công mất nhiều thời gian và công sức. Skyhotel hoàn toàn giúp bạn giải quyết tất cả những rắc rối đó chỉ trong tích tắc. Được biết đến là sản phẩm đến từ công ty SkyViet Company – một thương hiệu nổi tiếng ra mắt người dùng vào năm 2012. Phần mềm mang đến giải pháp quản lý khách sạn đơn giản, dễ dàng và có thể áp dụng cho các khách sạn có quy mô từ nhỏ đến lớn: từ 1 – 5 sao, các khu biệt thự, chung cư, cho đến các khách sạn mini, nhà nghỉ…Những tính năng hữu ích mà Skyhotel mang đến là: quản lý sơ đồ khách sạn, quản lý loại phòng, giá, quản lý dịch vụ và kho, quản lý công nợ, quản lý doanh thu…Tất cả mọi thứ bạn cần đều có thể dễ dàng mọi lúc, mọi nơi.
Ezcloud Hotel
Không thua kém Sky Hotel, Ezcloud Hotel cũng là phần mềm quản lý khách sạn có thể áp dụng đa dạng, toàn diện cho các khách sạn từ quy mô nhỏ đến lớn. Một đặc điểm ưu việt mà phần mềm này cung cấp đến người dùng chính là sử dụng công nghệ điện toán đám mây. Công nghệ này giúp cho việc truy cập, thao dõi và quản lý khách sạn hiệu quả hơn bất cứ lúc nào. Bạn có thể quản lý đặt phòng, kiểm soát buồng phòng hay quản lý chuỗi khách sạn, người dùng ngay trên Sky Hotel. Bên cạnh đó là tính năng tích hợp công cụ tổng đài để giải quyết tốt nhất các phản hồi một cách nhanh chóng. Sky Hotel hỗ trợ đầy đủ các tính năng: quản lý kênh bán phòng, quản lý đặt phòng, dọn phòng, email marketing, quản lý hàng tồn kho… Tính năng thân thiện với mọi thiết bị giúp người dùng có thể quản lý mọi hoạt động của khách sạn ngay trên chiếc điện thoại thông minh kể cả khi không có mặt tại khách sạn.
TCSoft Hotel
TCSoft Hotel bỏ xa sự lạc hậu của tất cả các phần mềm truyền thống trước đây bởi tính năng hiện đại không ngờ. Sở dĩ đây là phần mềm ăn khách nhất hiện nay bởi nó sở hữu rất nhiều tính năng ưu việt. TCSoft Hotel là sản phẩm của công ty cổ phần công nghệ TCSOFT ra đời bám sát nghiệp vụ thực tiễn quản lý tại các nhà nghỉ, khách sạn nhỏ. Không cần phải có mặt tại khách sạn, bạn cũng có thể theo dõi và quản lý tất cả mọi hoạt động của khách sạn mình bất cứ lúc nào. Quản lý đặt phòng cho khách hàng nhờ hệ thống sơ đồ phòng trực quan. Với giao diện thân thiện, dễ sử dụng, TCSoft Hotel giúp bạn nhận biết tình trạng loại phòng trống hay có khách qua màu sắc, icon rõ ràng. TCSoft Hotel cung cấp rất nhiều tính năng hữu ích cho người quản lý như: quản lý phòng, quản lý thu chi, quản lý danh mục, quản lý kho khách sạn, báo cáo, thống kê chi tiết…Ứng dụng này sẽ rất hữu dụng nhất là dành cho những khách sạn có quy mô vừa và nhỏ.
Ophia PMS
Một ứng dụng cuối cùng mà chúng tôi muốn nhắc đến khi muốn nâng cao chất lượng dịch vụ khách sạn đơn giản với phần mềm quản lý chính là Ophia PMS. Đến từ công ty Sophia Software Solutions – một trong những công ty dày dặn kinh nghiệm với 20 năm trong lĩnh vực kinh doanh khách sạn. Phần mềm PMS là giải pháp quản lý dành cho phân khúc khách sạn, resort 1 đến 3 sao. Phần mềm này sở hữu những tính năng hoàn hảo dành cho nhà quản lý như: FontDesk (lễ tân), Smart Booking (đặt phòng), quản lý dịch vụ và bill, Housekeeping (quản lý buồng phòng), quản lý tài chính, report (báo cáo), Digital Marketing (quản lý khách hàng), Smart Phone (ứng dụng di động)…
Mona House – phần mềm quản lý phòng cho thuê ngắn hạn
Một sản phẩm được ứng dụng trong nhiều lĩnh vực và mô hình cho thuê. Không chỉ là khách sạn, GIúp người sử dụng quản lý được chi tiết phòng cho thuê, phòng trọ, căn hộ với cấu hình chi phí riêng cho từng loại hình. Với hơn 10+ hoạt động trong ngành thì đây là 1 sản phẩm hoàn hảo của công ty Mona Media, mang lại giải pháp cho chủ nhà, chủ khách sạn cho thuê. Giúp quản lý khách hàng, quản lý tiện nước, quản lý tiền phòng, quản lý ngay trên app điện thoại.
Với những phần mềm quản lý khách sạn nói trên, hiệu quả quản lý của bạn chắc chắn sẽ ở trong tầm tay. Bạn sẽ không còn phải băn khoăn kiếm tìm giải pháp tối ưu để nâng cao chất lượng dịch vụ khách sạn nữa. Cũng không phải lo thất thoát chi phí, chồng chéo lịch đặt phòng hay khó kiểm soát nhân viên các bộ phận như trước đây.
