Mail Server là gì? Cách thức hoạt động và tính năng của Mail Server

Mail Server mang đến nhiều tiện ích. Chính vì vậy mà các dịch vụ liên quan đến Mail Server ngày xuất hiện nhiều hơn. Tuy nhiên, nhiều người dùng lại chưa nắm rõ được cách thức hoạt động cơ bản của nó. Bài viết dưới đây chúng tôi sẽ giúp bạn tìm hiểu rõ hơn Mail Server là gì, cách thức hoạt động cũng như tính năng nổi bật của nó.

Mục lục

Mail Server là gì?

Mail Server hay còn gọi là Email Server, một trong những hệ thống máy chủ cho phép gửi và nhận email hiệu quả. Như chúng ta được biết Web Server và Mail Server có thể được liên kết với nhau trong 1 máy chủ duy nhất.

Máy chủ thư điện tử có cầu hình riêng theo tên miền của doanh nghiệp, có đầy đủ thông số kỹ thuật như một máy chủ bình thường. Ngoài chức năng lưu trữ và sắp xếp email trên internet thì Mail Server còn là giao thức được dùng để giao tiếp thư tín , quản lý và truyền thông nội bộ, giao dịch,…

Tham khảo dịch vụ Email tại Mona Host

Một trong những đơn vị cung cấp Email doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam

Liên hệ 1900 636 648 để nhận tư vẫn miễn phí về dịch vụ

Có mấy loại Mail Server?

Mail Server hiện nay thường được chia thành hai loại chính bao gồm email đến và mail đi.

Mail Servers đi

Mail Servers đi hay còn được gọi là máy chủ SMTP. Ngoài ra, có nhiều người còn gọi nó bằng một tên gọi khác như giao thức chuyển thư đơn giản. SMTP là một thuật ngữ quen thuộc của mail.

Nó cho phép người dùng sử dụng quy trình lưu trữ và chuyển tiếp thông tin. SMTP sẽ di chuyển các thông tin và email của bạn lên trên các trang mạng. Ngoài ra, nó sẽ giúp mọi thông tin được truyền đến đúng với máy tính chủ và hộp thư đến email.

Mail Server đến

Còn Mail Server đến có hai loại chính bao gồm:

POP3 hay còn gọi là giao thức phiên bản 3. Đây là nơi lưu trữ tin nhắn đã gửi và nhận lên trên ổ cứng. Ngoài ra, tính năng này còn giúp mọi người có thể sử dụng email một cách dễ dàng hơn. Cho phép kiểm tra email ở bất kỳ một máy tính nào, không phân biệt quốc gia và địa lý.
IMAP hay còn được gọi là hình thức truy cập thư Internet. Đây là hình thức cho phép máy chủ có thể sao lưu mọi dữ liệu và tin nhắn về máy chủ đơn giản. Với tính năng này, người dùng sẽ cảm thấy vô cùng tiện lợi và dễ dàng sử dụng.

Ngoài ra, Mail Server còn được phân loại theo các hình thức sau đây:

Mail Server Microsoft và Google: Đây là hai cái tên lớn, đã tạo nên nhiều tiếng vang hiện nay. Mỗi nền tảng đều có quy trình xây dựng vô cùng lớn, có hệ thống bảo mật và an ninh chặt chẽ nhằm mang lại hiệu quả và an toàn cho người dùng. Bên cạnh đó, với cách thức quản lý tốt các dữ liệu hiện có Mail Server Microsoft và Google mang đến cho người dùng rất nhiều tiện ích đặc biệt. Đây cũng được xem là một hình thức mới của dịch vụ, cung cấp cho khách hàng nhiều nguồn dữ liệu cần thiết.
Mail Server độc lập: Đây là một trong những hệ thống máy chủ thư điện tử được thiết kế với mục đích xử lý khối lượng thư lớn. Không những vậy, nó còn yêu cầu chặt chẽ sự kiểm soát và mang đến nhiều linh hoạt cho người dùng. Tính năng này bổ sung và tích hợp rất nhiều tiện ích mới: Đồng bộ hóa Outlook, quản trị từ xa, Webmail và Quản trị Web nâng cao, kết nối cơ sở dữ liệu,…. Cung cấp cho chúng ta sức mạnh và có thể kiểm soát quy mô hoạt động lớn một cách dễ dàng.

Đến đây, chắc hẳn các bạn đã hiểu được Mail Server là gì rồi. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng đã giới thiệu những loại Email Server chính. Tiếp theo đây cùng tìm hiểu cách hoạt động của loại máy chủ thư điện tử này nhé.

Cách thức hoạt động của Mail Server

Mail Server hoạt động cũng khá đơn giản, dưới đây là các bước hoạt động cơ bản của dịch vụ mà chúng ta có thể chưa biết:

Bước 1: Sau khi tạo và gửi email, nó sẽ được kết nối đến Server SMTP mang tên miền của mình.
Bước 2: Sau khi email đã được lập thành công, chúng ta có thể giao tiếp thông qua SMTP Server. Email sẽ cung cấp cho SMTP Server các thông tin liên quan như: Địa chỉ email người gửi, địa chỉ mail người nhận, nội dung email, file đính kèm,…
Bước 3: Sử dụng tên miền để liên lạc.
Bước 4: Tìm thông tin, Server của người nhận, SMTP Server của người gửi có thể giao tiếp với DNS.
Bước 5: Tìm kiếm địa chỉ IP của người nhận và gửi tin khi đã hoàn thiện.
Bước 6: SMTP Server người nhận sẽ bắt đầu quét thư gửi đến. Nếu như tên miền và tên người gửi được hiển thị rõ ràng, đầy đủ, họ sẽ chuyển tiếp mail đến POP3 hoặc IMAP Server mang tên miền của người gửi.

Với 6 bước hoạt động đơn giản được kể ở trên, dịch vụ đã mang đến cho người dùng nhiều trải nghiệm tuyệt vời. Không những vậy, tính năng bảo mật cũng đã giúp cho Mail Server dần nhận được nhiều sự tin tưởng và đánh giá cao đến từ người dùng.

Các tính năng của Mail Server là gì?

Mail Server có nhiều tính năng hữu ích nhằm mang đến hiệu quả và năng suất cao cho các công việc liên quan hằng ngày của cá nhân và doanh nghiệp:

Mail Server giúp thu thập và phân phối các thông tin liên quan một cách phù hợp và hiệu quả nhất. Mail Server hoạt động như một bưu cục điện tử, nó cho phép người dùng có thể rà soát và kiểm tra email thông qua nhiều hình thức khác nhau.
Mail Server giúp mã hóa việc chuyển email đến nơi khác mà không gây ả tình trạng lộ thông tin hay bị lấy cắp dữ liệu cá nhân.
Hạn chế, tránh các tình trạng xấu do an ninh mạng gây ra.

Vì sao phải sử dụng Mail Server?

Mail Server mang đến cho người dùng nhiều tính năng đặc biệt hiện đại. Bên cạnh đó, dịch vụ còn cung cấp nhiều giải pháp hiệu quả cho các tổ chức, doanh nghiệp. Mail Server được đánh giá cao hơn những loại mail thông thường khác nhờ vào những tính năng nổi bật này:

Email có thể sử dụng tên miền doanh nghiệp nhằm tăng thêm sự nhận diện thương hiệu, sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng.
Bảo mật an toàn và có chế độ dữ liệu hoá hiệu quả.
Ngăn chặn các tin spam và tránh các virus xâm nhập hiệu quả.
Sử dụng ở mọi nơi, với tốc độ hoạt động lớn.
Sử dụng các IP riêng.

Đây được xem là một trong những ưu điểm vượt trội mà Mail Server mang đến cho người dùng. Chúng ta có thể sử dụng nó một cách dễ dàng và dùng để lưu trữ các nguồn thông tin vào máy chủ một cách đơn giản.

Bên cạnh đó, với IP riêng và tên miền có thể được đặt theo mong muốn, Mail Server đã dần được nhiều người dùng và đặc biệt là các doanh nghiệp biết đến, lựa chọn sử dụng nhiều.

Những thuật ngữ thường gặp trong Mail Server

Để có thể đi tìm hiểu sâu hơn về dịch vụ Mail Server, đầu tiên chúng ta cần tìm hiểu các thuật ngữ liên quan như:

Thuật ngữ SMTP Queue: Đây là hình thức gửi mail mà cả người nhận và người gửi đều sẽ tương tác với nhau.
Thuật ngữ SMTP: Đây là một trong những giao thức sử dụng để gửi email đi. Nó có hỗ trợ giúp tăng độ trust và có thể gửi hàng loạt mail mà không giới hạn số lượng.
Thuật ngữ TLS: Một giao thức bảo mật mã hóa email. Nó ngăn chặn những truy cập trái phép vào mail của bạn.
Thuật ngữ SASL Mail Server: Thường được ứng dụng nhiều trong SMTP hoặc IMAP và có tích hợp để thêm hỗ trợ xác thực.
Thuật ngữ Webmail: Là email được sử dụng nhiều trên các trên nền tảng web, như: Hotmail, gmail, yahoo mail. Nó cho phép người dùng có quyền truy cập vào mail ở mọi lúc, mọi nơi.
Thuật ngữ Mailbox: Đây là nơi lưu trữ thư điện tử, các thư điện tử sẽ được gửi đến Mailbox.
Thuật ngữ Mail Exchanger Record: Đây là thuật ngữ dùng để chỉ việc xử lý các thuật ngữ tên miền có trong email.

Đây đều là những thuật ngữ cơ bản liên quan đến Mail Server. Mỗi một thuật ngữ đều sẽ có ý nghĩa và cách thức thực hiện riêng. Vậy nên để có thể sử dụng dịch vụ này một cách hiệu quả và hợp lý nhất, chúng ta nên tìm hiểu kỹ về các thuật ngữ liên quan này.

Trên đây chúng ta đã cùng nhau đi tìm hiểu về Mail Server là gì, cách thức hoạt động và những tính năng nổi bật mà dịch vụ đem đến cho người dùng. Mong rằng qua những nội dung được kể ở trên chúng ta sẽ hiểu hơn về thuật ngữ quen thuộc này. Qua đây, chúng ta sẽ biết cách để sử dụng và tận dụng tối đa các tiện ích cũng như ưu điểm vốn có mà dịch vụ này mang đến cho mình.