Đối với một doanh nghiệp, hiệu quả của hoạt động kinh doanh phụ thuộc phần lớn vào quá trình quản lý đơn hàng. Tại sao lại nói như vậy, bởi quá trình này gắn liền với hoạt động cung ứng của doanh nghiệp và ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu, chi phí công ty. Nếu quản lý đơn hàng không hiệu quả, doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nhiều vấn đề như doanh thu giảm, tăng chi phí hoạt động, thất thoát hàng hóa,…Để giúp cho hoạt động kinh doanh có thể phát triển thuận lợi hãy cùng Inetlogger tìm hiểu để hiểu rõ hơn vềquản lý đơn hàng là gì? Và quy trình quản lý một đơn hàng sẽ diễn ra như thế nào nhé!

Quản lý đơn hàng là gì?

Quản lý đơn hàng là một quy trình tiếp nhận và xử lý đơn hàng từ lúc khách hàng đặt cho đến lúc nhận được hàng. Quá trình này thường bao gồm các bước như tiếp nhận đơn hàng, xử lý, đóng gói, vận chuyển và xử lý các vấn đề sau khi bán hàng cho đến khi khách hàng được hài lòng.

Tùy vào quy mô sản xuất và tính chất hoạt động kinh doanh mà mỗi cửa hàng hoặc công ty sẽ lựa chọn cho mình một hình thức quản lý đơn hàng phù hợp. Dưới đây là các hình thức được sử dụng phổ biến nhất:

• Quản lý trực tiếp: là hình thức phân chia nhân viên thành từng nhóm nhỏ khác nhau, mỗi nhóm phụ trách một số đơn hàng của những khách hàng nhất định dưới sự giám sát của nhóm trưởng.
• Quản lý theo chức năng: là hình thức phân chia nhân sự theo các bộ phận chức năng khác nhau tùy vào tính chất hoạt động của tổ chức.
• Quản lý theo sản phẩm: là hình thức quản lý theo từng nhóm sản phẩm được phân loại thành các nhóm khác nhau
• Quản lý theo địa lý: quản lý sẽ phân chia khách hàng theo từng khu vực địa lý khác nhau để có phương pháp quản lý thích hợp, tối ưu nhất.

Có thể thấy, hoạt động quản lý đơn hàng vô cùng quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Bởi nó không chỉ liên quan đến nội bộ nguồn lực, cơ sở vật chất của công ty mà còn ảnh hưởng đến các hoạt động khác chẳng hạng như chăm sóc khách hàng. Và đây cũng là một công việc không hề dễ dàng vì nó có tác động rất lớn đến trải nghiệm khách hàng cũng như hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Lợi ích của việc quản lý đơn hàng

Giảm thiểu rủi ro và tối ưu chi phí

Quản lý đơn hàng ảnh hưởng đến mọi hệ thống và quy trình trong hoạt động chuỗi cung ứng. Hầu hết các doanh nghiệp ít thực hiện việc xử lý đơn hàng một mình mà còn phối hợp nhiều bên liên quan như bên cung ứng nguyên nguyên liệu, dịch vụ đóng gói hay đơn vị vận chuyển. Do đó, doanh nghiệp phải thiết kế một quy trình quản lý đơn hàng tối ưu, tự động hoá, giúp quản lý và kiểm soát tình trạng đơn hàng chặt chẽ và tối ưu nhất

Xây dựng trải nghiệm mua hàng liền mạch

Hoạt động quản lý đơn hàng tác động trực tiếp đến trải nghiệm của khách hàng. Bởi khi mua một món hàng nào, tâm lý khách hàng cũng mong sẽ được nhận đúng thời gian như đã thỏa thuận. Do đó, doanh nghiệp nào giao hàng đúng hẹn hoặc trước thời gian như đã hứa thì sẽ tạo nhiều thiện cảm với khách hàng hơn, từ đó người mua sẽ thường xuyên quay lại và sử dụng sản phẩm của doanh nghiệp. Ngược lại, nếu doanh nghiệp không giao hàng đúng dự kiến, điều này sẽ làm khách hàng khó chịu, mất niềm tin vào công ty. Trường hợp xấu hơn có thể là họ sẽ hủy đơn hàng và không bao giờ quay lại sử dụng sản phẩm nữa.

Bên cạnh đó,  đối với các doanh nghiệp bán hàng đa kênh, khách hàng luôn mong muốn có được một trải nghiệm liền mạch. Do đó khách hàng phải được cập nhật liên tục về thông tin tình trạng đơn hàng qua phương thức họ đặt hàng. Khi gặp vấn đề, người mua có thể đổi trả hàng tại kênh bán hàng vật lý như cửa hàng bán lẻ. Thông qua đó sẽ đem lại sự tiện lợi cho khách hàng, tạo nên trải nghiệm tuyệt vời đồng thời còn giữ chân khách hàng và tăng doanh thu.

Quy trình quản lý đơn hàng hiệu quả

Giai đoạn 1:Tiếp nhận đơn hàng

Giai đoạn đầu tiên của quy trình quản lý đơn hàng đó là tiếp nhận thông tin đơn hàng, thông tin sẽ đến khi  khách đặt hàng thông qua các website, sàn thương mại điện tử ,qua điện thoại, email,…và tiếp theo khách sẽ lựa chọn hình thức thanh toán phù hợp với sự tiện lợi của mỗi người. Sau khi hoàn tất các việc trên thì thông tin đơn hàng sẽ được gửi về doanh nghiệp

Giai đoạn 2: Xác nhận đơn hàng

Sau khi nhận được thông tin đặt hàng từ khách, nhân viên sẽ xác nhận lại thông tin và thông báo cho khách hàng trên trang thương mại điện tử, qua email hoặc điện thoại, tùy thuộc vào hình thức đặt hàng của khách sẽ có cách xác nhận và thông báo khác nhau. 

Giai đoạn 3: Xử lý và hoàn tất đơn hàng

Sau khi nhân viên xác nhận cẩn thận đơn hàng vận chuyển thì sẽ tiến hành tạo hóa đơn sau đó lấy hàng, đóng gói và vận chuyển. Quá trình này được diễn ra theo thứ tự bước như sau:

Bước 1: Lấy hàng

Sau khi tạo hóa đơn thành công thì việc tiếp theo nhân viên sẽ đến nhà kho và lấy đúng mặt hàng theo yêu cầu của khách. Tuy nhiên, với số lượng hàng ngàn đơn mỗi ngày cùng mẫu mã, chủng loại đa dạng, việc tìm và lấy đúng mặt hàng không hề dễ dàng. Để giải quyết khó khăn này, dưới đây là 4 cách chọn lựa mà bạn có thể áp dụng:

• Lấy từng cái một: là cách thức chỉ chọn một món hàng tại một thời điểm trước khi chuyển sang đơn hàng tiếp theo.
• Chọn theo nhóm: nhiều đơn hàng được gộp thành một nhóm, mỗi nhân viên sẽ phụ trách một nhóm hàng khác nhau và thực hiện lấy hàng trong một lần.
• Chọn theo khu vực: tất cả nhân viên được chỉ định phụ trách từng khu vực riêng tại kho, cho nên một đơn hàng sẽ được luân chuyển qua tất cả các khu vực tương ứng cho đến khi hoàn tất.
• Chọn theo từng đợt: mỗi nhân viên được bố trí phụ trách một khu vực trong kho và tiến hành chọn các loại hàng có trong khu vực của mình và đưa đến khu vực đóng gói, sau đó sẽ tổng hợp những sản phẩm này thành một đơn hàng.

Bước 2: Đóng gói

Việc đóng gói hàng hóa đóng vai trò khá quan trọng vì nó giúp phân biệt hàng hóa một cách dễ dàng, tránh nhầm lẫn các đơn hàng với nhau. Bên cạnh đó, nó còn giúp bảo quản chất lượng của hàng hóa và tạo điều kiện thuận lợi nhất trong quá trình vận chuyển đến tay khách hàng.

Dưới đây là một quy trình đóng gói, bao gồm những công việc: 

• Chọn bao bì đóng gói có kích thước phù hợp
•  Cân gói hàng hóa 
•  Dán nhãn vào phiếu đóng gói 

Bước 3: Giao hàng

Sau khi hoàn tất các bước trên thì sau đó nhân viên sẽ chuyển hàng cho khách. Đơn vị vận chuyển có thể là chính nhân viên của doanh nghiệp phụ trách hoặc thuê trung gian vận chuyển. Khi lấy hàng để giao cho khách, nhân viên sẽ phải xuất hóa đơn và nhãn vận chuyển. Ngoài ra, thông tin tình trạng đơn hàng sẽ được cập nhật liên tục trên trang thương mại điện tử, email hoặc  website bán hàng để cho khách hàng có thể theo dõi được tình trạng đơn hàng của mình.

Xem thêm: Cách chọn đơn vị vận chuyển hàng hóa uy tín nhất

Giai đoạn 4: Xử lý các quy trình sau bán hàng

Giai đoạn cuối cùng của quản lý đơn hàng là xử lý sau khi bán. Giai đoạn này khá quan trọng vì nó giúp mang lại cho khách hàng trải nghiệm tốt nhất, kéo theo lòng trung thành của họ và độ tin cậy của thương hiệu được nâng lên, đồng thời doanh nghiệp cũng có thể giải quyết những vấn đề phát sinh sau khi khách hàng đã nhận hàng một cách nhanh chóng như giao hàng sai, thiếu hàng, hàng bị hỏng trên đường vận chuyển và sau đó đề ra hướng giải quyết phù hợp để xoa dịu khách hàng như bồi thường bằng tiền, đổi trả lại hàng cho khách,…

Cách quản lý đơn hàng hiệu quả nhất

Hiện nay, khi nền tảng công nghệ ngày càng phát triển thì việc quản lý đơn hàng bằng phần mềm hay trang web đều trở nên dễ dàng vì tất cả đều được đồng nhất với nhau trên 1 hệ thống và hiệu quả hơn so với việc quản lý theo kiểu truyền thống. Khi quản lý theo kiểu truyền thống dễ làm tăng thêm thời gian làm việc và các sai sót không mong muốn từ đó dẫn đến trải nghiệm khách hàng không được tốt, ảnh hưởng rất nhiều đến doanh thu của doanh nghiệp. Tuy nhiên, tùy quy mô cũng như tính chất hoạt động kinh doanh mà mỗi  doanh nghiệp nên chọn cho mình một cách quản lý đơn hàng cho phù hợp, điều này giúp tối ưu được hoạt động cũng như kết quả kinh doanh.

Tóm lại, một doanh nghiệp không có quy trình quản lý đơn hàng phù hợp sẽ gặp nhiều khó khăn và rủi ro như thất thoát hàng hóa, tăng chi phí quản lý nhân sự, doanh thu giảm,mất niềm tin của khách hàng… Hy vọng với các thông tin chia sẽ trong bài viết này sẽ giúp cho doanh nghiệp hiểu thêm quản lý đơn hàng là gì, lợi ích của hoạt động đó cũng như cách quản lý đơn hàng như thế nào cho hiệu quả nhất.