Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đang phải đối mặt với những thách thức trong cách vận hành và quản lý vận tải. Các hình thức quản lý, giám sát truyền thống đã lỗi thời gây lãng phí và thất thoát. Một số nhà điều hành vận tải ra quyết định dựa trên kinh nghiệm dẫn đến sai sót, tiêu tốn thời gian và nguồn lực. Chính vì vậy, các phần mềm logistics ra đời để giúp doanh nghiệp giải bài toán khó trong công tác quản lý vận chuyển hàng hóa. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về những lợi ích phần mềm quản lý vận tải mang lại doanh nghiệp qua bài viết dưới đây.
Khái niệm phần mềm quản lý vận tải
Đây là phần mềm logistics chuyên dụng hỗ trợ chủ vận hành quản lý đội xe, container, điều phối, báo cáo,… một cách dễ dàng, hạn chế sai sót. Nhờ đó, doanh nghiệp là nhà bán buôn, nhà sẩn xuất hay công ty hậu cần bên thứ 3 (3PL) có thể nâng cao hiệu quả vận chuyển, giảm tải chi phí, đảm bảo chuỗi cung ứng theo thời gian thực và sự hài lòng của khách hàng.
Các tính năng chính của một phần mềm quản lý vận tải
Tích hợp IoT
Các phần mềm quản lý vận tải đang dần được tích hợp với những thiết bị phần cứng Internet of Things (IoT) với mục đích chuyển tiếp nhiều hơn là chỉ theo dõi GPS đơn thuần. Chẳng hạn như giám sát và duy trì nhiệt độ ổn định của lô hàng thông qua nhiệt kế kết nối Internet.
Tích hợp ERP hỗ trợ tạo đơn hàng nhanh chóng
Thay vì phải quản lý đơn hàng thông qua bảng tính truyền thống, nhờ có sự tích hợp giữa phần mềm quản lý vận tải trung chuyển và hệ thống ERP (hoạch định tài nguyên doanh nghiệp), các đơn hàng sẽ được tự động lập kế hoạch, đặt chỗ và đấu thầu.
ERP đảm bảo chính xác thông tin đơn hàng
Thông tin đơn hàng, số PRO, SKU sản phẩm, trọng lượng cũng như các số liệu khác sẽ được tự động truyền và nhập vào phần mềm, giảm thiểu nhiều rủi ro
Hiển thị đơn hàng chuẩn xác
Tất cả mọi chi tiết lô hàng đều được phản hồi trở lại hệ thống ERP mục tiêu nhằm lưu giữ hồ sơ chính xác và hiển thị cho tất cả những bên liên quan.
ERP hỗ trợ doanh nghiệp nắm được chi phí hàng hóa
Tất cả thông tin đặt hàng đều được theo dõi và chia sẻ giữa các hệ thống. Nhờ vậy, chủ hàng có thể sử dụng các báo cáo và phân tích để theo dõi chi phí hàng hóa, từ đó đưa ra những giải pháp hợp lý về lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Lợi ích của phần mềm quản lý vận tải với doanh nghiệp
Tối ưu hóa tuyến đường
Phần mềm giúp cho chủ vận hành giải quyết được các bài toán giao hàng đa kênh, đa điểm,… Thực hiện hợp nhất các tuyến đường và tối ưu hóa thông qua các thuật toán công nghệ bao gồm: trí tuệ nhân tạo (AI), học máy (Machine Learning),… thậm chí còn có thể đề xuất giải pháp hiệu quả nhất và tiết kiệm chi phí vận chuyển cho một nhóm đơn đặt hàng.
Giảm thiểu chi phí phân phối và tồn kho
Với phần mềm quản lý vận chuyển, công tác quản lý đội xe, sử dụng lao động và không gian sẽ được thực hiện hiệu quả và mang lại năng suất cao hơn. Nhờ vào đó, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí phân phối và tồn kho đáng kể.
Tăng cường khả năng hiển thị chuỗi cung ứng
Phần mềm được tích hợp khả năng theo dõi và giám sát chu kỳ của các đơn đặt hàng, giao hàng trong thời gian thực. Từ đó, người vận hành có thể kiểm tra mọi thông tin về hàng hoá bất cứ lúc nào.
Tiết kiệm chi phí hành chính và giảm thiểu lỗi hóa đơn
Phần mềm có chức năng theo dõi và đối chiếu hoá đơn với chủ hàng, chủ xe cùng các bên liên quan. Bên cạnh đó, quy trình thanh toán và kiểm toán cước phí cũng được tự động hóa, giúp giảm thiểu tối đa sai sót.
Hơn nữa, mọi chi phí trong quá trình vận chuyển hàng hoá đều được cập nhật qua ứng dụng di động của tài xế hoặc hoá đơn điện tử được tạo tự động trên phần mềm quản lý vận tải.
Báo cáo tình hình kinh doanh (KPI)
Phần mềm quản lý logistics có nhiều mẫu báo cáo chuyên dụng dành cho việc quản lý vận tải trực quan, hỗ trợ ban giám đốc đề ra những chiến lược kinh doanh hiệu quả, giúp cải tiến quy trình mỗi ngày, mỗi tuần, mỗi tháng,…
Hỗ trợ theo dõi vận chuyển trên một nền tảng
Phần mềm quản lý vận tải tích hợp toàn bộ các thông tin vận chuyển từ GPS, hộp đen,… giúp tiết kiệm thời gian và công sức hơn nhiều so với những phương pháp gọi điện, nhắn tin, email truyền thống.
Nâng cao chất lượng dịch vụ
Công cụ cung cấp bảng theo dõi vận chuyển chuyên biệt cho mỗi khách hàng. Từ đó, khách hàng có thể dễ dàng kiểm tra các trạng thái đơn hàng như: chờ lấy hàng, đang giao, đã giao, giúp gia tăng mức độ hài lòng của họ đối với chất lượng dịch vụ của doanh nghiệp.
Giúp mở rộng quy mô kinh doanh
Với phương pháp quản lý truyền thống, doanh nghiệp thường phải tốn nhiều chi phí cho nguồn lực nhân sự. Tuy nhiên, với phần mềm quản lý vận tải, chỉ cần có một nhân sự được đào tạo bài bản về nghiệp vụ là đã có thể dễ dàng vận hành toàn bộ hoạt động vận tải của doanh nghiệp. Qua đó, doanh nghiệp hoàn toàn có thể tự tin mở rộng quy mô kinh doanh của mình sang các mảng ngách nhỏ hơn như order 1688, order taobao… nhằm gia tăng doanh thu.
Một số phần mềm quản lý vận tải chuyên nghiệp
Mona Logistic
Phần mềm quản lý vận tải quốc tế của Mona Media được xây dựng và phát triển dành riêng cho các đơn vị chuyển phát nhanh, giao nhận trong nước, và cả những công ty logistic vận tải quốc tế nhằm kiểm soát kiện hàng và quy trình vận chuyển một cách tối ưu nhất.
Phần mềm logistic của Mona Media cho phép quản lý hàng hoá vận chuyển từ nhiều quốc gia trên thế giới như: Anh, Mỹ, Đức, Trung Quốc, Thái Lan,… Ưu điểm của phần mềm nằm ở khả năng dễ sử dụng, nhưng mang lại đến hiệu quả rất cao. Cho phép chủ vận hành kiểm tra hàng hoá xuất, nhập kho một cách dễ dàng, thông tin hiển thị đầy đủ, rõ ràng, vận chuyển an toàn, luôn cập nhật tình trạng đơn hàng kịp thời, hỗ trợ hướng dẫn cụ thể khi mua phần mềm.
Mona Media đã thực hiện rất nhiều dự án về xây dựng phần mềm vận chuyển logistics cũng như các dự án về nhập hàng, vận chuyển hàng hoá cho nhiều doanh nghiệp lớn trong và ngoài nước. Một số đối tác điển hình của Mona phải kể đến như Công ty Cẩm Thạch, Võ Minh Thiên, Nhập hàng siêu tốc, Đại Phong Logistics,…
Bytesoft
Phần mềm quản lý vận tải Bytesoft được xây dựng và phát triển dựa trên những yêu cầu quản lý đặc thù của ngành vận tải cũng như kinh nghiệm phát triển hệ thống phần mềm quản trị.
Một số ưu điểm của phần mềm quản lý vận tải này bao gồm: Khả năng tối giản hoạt động tìm kiếm thông tin, giảm thiểu các thao tác nhập liệu thủ công, theo dõi những thay đổi trong công việc kinh doanh thông qua các biểu đồ và con số, cho phép tính toán tức thời những dữ liệu được nhập vào và xây dựng thành những mẫu báo cáo theo form có sẵn,…
SOF (Solution of Future)
Phần mềm quản lý vận tải hàng hóa SOF là sự lựa chọn phù hợp dành cho những doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, hỗ trợ triển khai phần mềm miễn phí bản quyền. Phần mềm được thiết kế giao diện dễ sử dụng, trang bị nhiều tính năng quản trị cho các nhà quản lý, có thể sử dụng trên mọi hệ điều hành, tương thích với nhiều loại thiết bị.
BestGear
Phần mềm quản lý vận tải BestGear được phát triển bởi công ty Systemgear Việt Nam, chuyên về những sản phẩm dành cho ngành vận tải. BestGear là một trong số các sản phẩm tiêu biểu được ra đời với mục đích tối ưu hoá khả năng quản lý hàng hoá vận chuyển, hạn chế tối đa rủi ro thất thoát.
Một số tính năng nổi bật của phần mềm BestGear là: quản lý đơn hàng, điều phối phương tiện giao hàng, cập nhật tình trạng đơn hàng, quản lý nhiều loại chi phí (vận chuyển, phụ cấp tài xế, sửa chữa, bảo trì,…), quản lý và thông báo lịch trình, hỗ trợ báo cáo.
Logistics FMS
Phần mềm FMS có lịch sử ra đời lâu năm và được tin chọn bởi nhiều doanh nghiệp vận tải lớn trong cũng như ngoài nước. Một số chức năng nổi bật của phần mềm bao gồm: giao, nhận hàng nhập nguyên container FCL, hàng lẻ, xử lý nghiệp vụ logistics, xử lý những hoạt động kế toán, tài chính, phân tích các dữ liệu kế toán quản trị, quản lý và theo dõi lịch trình, quản lý phân hệ sale,…
Kết luận
Hy vọng bài viết trên của Inetlogger đã giúp bạn hiểu rõ hơn về các phần mềm quản lý vận tải và lợi ích của chúng đối với doanh nghiệp, cũng như có thêm thông tin tham khảo về các đơn vị cung cấp phần mềm quản lý vận tải uy tín hiện nay. Mong rằng bạn sẽ có thể cân nhắc và đưa ra quyết định phù hợp cho doanh nghiệp của mình.
